Al reloj no le importa: la gestión del calendario como una obligación que no se puede delegar

La mayoría de los análisis sobre las fallas en los calendarios las tratan como un problema de sistemas: basta con instalar el software adecuado, establecer la redundancia necesaria y el riesgo desaparece. Ese enfoque es incompleto y oculta una tensión que los tribunales y las Reglas de Conducta Profesional nunca han resuelto realmente. Los tribunales han dejado claro, en repetidas ocasiones y sin mucha paciencia, que la obligación de dar seguimiento a un plazo recae en el abogado individual y no puede cumplirse simplemente señalando un calendario, un asistente o un sistema de notificaciones que falló. Al mismo tiempo, las Reglas Modelo 5.1 y 5.3 imponen esa misma obligación al bufete, exigiendo que los socios y los abogados supervisores establezcan los sistemas cuyo fallo el abogado individual tiene prohibido atribuir de manera independiente. Esas dos proposiciones no son la misma idea expresada dos veces. Son dos asignaciones diferentes del mismo riesgo, y un abogado que solo comprenda una de ellas queda expuesto a ese riesgo.

Empecemos por la postura de los tribunales, ya que es la menos indulgente de las dos. Cuando se incumple un plazo porque no se vio una notificación electrónica del tribunal, o porque una entrada en el calendario estaba incorrecta, o porque nunca se presentó una contestación debido a lo que un tribunal denominó de manera memorable como “fallo del bufete”, la respuesta judicial constante es que el abogado asume las consecuencias. No el asistente que ingresó la fecha. No el software que envió la alerta. El abogado. Los tribunales consideran que esto está totalmente bajo el control del abogado y han mostrado poca disposición a otorgar una reparación retroactiva por lo que, en el fondo, es una falla interna en la práctica profesional. La premisa que sustenta esa postura judicial es clara: un abogado es la única parte en la relación que tiene ante el tribunal, y ante el cliente, el deber personal e indelegable de saber cuándo vence un plazo.

La Norma Modelo 1.3 constituye el fundamento doctrinal de esa premisa. La norma en sí consiste en una sola oración: ’Un abogado deberá actuar con diligencia y prontitud razonables», pero el Comentario 3 de la norma deja en claro lo que está en juego: una demora irrazonable puede causar ansiedad innecesaria al cliente y socavar la confianza en la integridad del abogado; además, el comentario continúa al calificar la procrastinación como una de las fallas más mal vistas en la profesión. El requisito de competencia de la Norma Modelo 1.1 funciona en conjunto con ello. La norma exige el conocimiento jurídico, la habilidad, la minuciosidad y la preparación razonablemente necesarios para la representación, y el Comentario 5 de la Norma vincula la minuciosidad con el uso de métodos y procedimientos que cumplan con los estándares de los profesionales competentes. Ninguna de las normas menciona por su nombre los calendarios o el software de gestión de expedientes. No es necesario que lo hagan. Un abogado que cuente con los conocimientos jurídicos para identificar una fecha límite de presentación, pero que no disponga de un método confiable para recordarla, no ha cumplido con ninguna de las normas, sin importar cuán sólido haya sido el análisis jurídico subyacente.

Aquí es donde realmente surge la tensión. Si el deber de cada abogado, según las Reglas 1.1 y 1.3, es verdaderamente indelegable, ¿qué función les queda a las Reglas 5.1 y 5.3? La respuesta es que se aplican a un sujeto completamente diferente. La Norma 5.1 exige que un abogado con autoridad administrativa realice esfuerzos razonables para garantizar que el bufete cuente con medidas vigentes que ofrezcan una garantía razonable de que todos los abogados del bufete cumplan con las Normas de Conducta Profesional. La Norma 5.3 impone la misma obligación con respecto al personal no abogado: los asistentes legales, los auxiliares y el personal de registro que, de hecho, ingresan las fechas en el calendario. Si se comparan ambas normas, la estructura queda clara: las Normas responsabilizan a la institución de crear un sistema capaz de detectar incumplimientos de plazos, al tiempo que responsabilizan al abogado individual de no confiar en ese sistema como sustituto de la verificación personal. El bufete no puede eximirse de su obligación simplemente contratando personal competente y desentenderse del asunto. El abogado no puede eximirse de su responsabilidad personal confiando en que el sistema del bufete detectará lo que se haya pasado por alto. Ambas obligaciones existen en su totalidad, al mismo tiempo, y recaen sobre personas diferentes.

Esa no es una contradicción que se pueda pasar por alto. Un sistema a nivel del bufete que nunca es verificado de manera independiente por los abogados que dependen de él no constituye una garantía. Es un punto único de falla disfrazado de redundancia, y la vigilancia personal de un abogado, por más cuidadosa que sea, no puede compensar la falta de un proceso institucional en el bufete para verificar de manera cruzada los plazos en múltiples asuntos, entre múltiples abogados y el personal de apoyo. El riesgo de negligencia profesional radica precisamente en la brecha entre esos dos deberes cuando cualquiera de ellos se considera suficiente por sí solo.

En la práctica, esto no se trata tanto de adoptar una tecnología en particular, sino más bien de negarse a permitir que una de las obligaciones se imponga sobre la otra. Calcula los plazos a partir de la norma o de la propia anotación en el expediente, no a partir de la notificación de cortesía que por casualidad llegue. La notificación es una facilidad, no la fuente de la obligación, y tratarla como tal es la forma en que se incumple la obligación cuando esa facilidad falla. Mantén una verificación cruzada independiente y personal además de cualquier sistema que exista en el bufete, no porque se presuma que el sistema del bufete sea poco confiable, sino porque la Norma 1.3 no permite que la investigación se limite a “el bufete tiene un sistema”. Y las firmas con autoridad administrativa sobre varios abogados y personal de apoyo deben tratar la infraestructura de registro de expedientes como una obligación institucional permanente en virtud de las Reglas 5.1 y 5.3, no como una decisión de TI puntual que, una vez tomada, cumple con la regla de ahí en adelante.

En resumen: la gestión de los plazos no es una obligación que recaiga exclusivamente en una sola persona, y las empresas que se meten en problemas son aquellas que actúan como si así fuera. Se trata de dos obligaciones que se superponen, a cargo de dos personas diferentes, y que solo sirven de protección cuando ambas se cumplen de hecho —no cuando una se sustituye silenciosamente por la otra.

Escrito por: David Lipman