Lo que los abogados y los clientes deben saber sobre la ética del trabajo a distancia

El trabajo a distancia ha transformado la profesión jurídica. En todo el sector, los horarios híbridos, las audiencias virtuales y la gestión de casos basada en la nube se han convertido en elementos habituales del ejercicio de la abogacía, ya sea en grandes bufetes nacionales, en despachos especializados o en el caso de los profesionales independientes. Esa flexibilidad aporta beneficios reales en términos de acceso y eficiencia. Pero también introduce una serie de riesgos éticos que la profesión legal aún está tratando de resolver. Varios colegios de abogados estatales —entre ellos los de Wisconsin, Colorado, Florida, Georgia, Texas e Illinois— han publicado en los últimos años directrices formales que abordan específicamente las obligaciones que tienen los abogados cuando el trabajo legal se traslada fuera de la oficina tradicional. Las obligaciones profesionales de un abogado no varían en función del lugar donde se ejerza. Tanto si el trabajo se realiza en una oficina tradicional como a distancia, se aplican las mismas obligaciones, y estas requieren el mismo nivel de diligencia. Para los despachos que se ocupan de asuntos delicados y de gran volumen —como litigios por lesiones personales, reclamaciones de daños materiales de primera mano y áreas similares—, comprender estas obligaciones no es opcional. La información de los clientes circula constantemente por los canales digitales, y la forma en que se maneja tiene consecuencias éticas reales.

La confidencialidad: el deber fundamental, en cualquier entorno

Según la Norma Modelo 1.6 de las Normas Modelo de Conducta Profesional de la ABA, un abogado no puede revelar información relacionada con la representación de un cliente sin su consentimiento informado, y dicha norma no contempla ninguna excepción para el trabajo a distancia. Los colegios de abogados estatales de todo el país han reforzado este punto de manera clara y consistente. Las directrices éticas formales de Colorado abordan directamente el deber de confidencialidad en entornos remotos, proporcionando un marco de referencia sobre los factores que los abogados deben sopesar al proteger la información de los clientes, incluyendo la sensibilidad de los datos y la probabilidad de una divulgación involuntaria. La opinión ética de Wisconsin destaca de manera similar que deben existir medidas de seguridad razonables siempre que la información de los clientes se transmita o almacene digitalmente. La Norma 4-1.6 de Florida es paralela a la Norma Modelo de la ABA, y exige a los abogados que hagan esfuerzos razonables para prevenir la divulgación involuntaria o no autorizada de la información de los clientes, y esa obligación se aplica por igual tanto si el abogado trabaja desde la oficina del centro de la firma como desde un espacio de trabajo en casa. La propia Opinión Formal 498 (2021) de la ABA reforzó el mismo principio a nivel nacional, al afirmar que los abogados que ejercen de manera virtual deben considerar y aplicar plenamente medidas razonables para proteger la información confidencial. El denominador común: trasladar el trabajo fuera de la oficina no reduce la obligación de confidencialidad. Exige que los abogados sean más cuidadosos con la tecnología que utilizan para cumplirla.

La tecnología que utilizas genera obligaciones que quizá no hayas tenido en cuenta

El trabajo jurídico a distancia se basa en un conjunto de herramientas digitales: plataformas en la nube, aplicaciones de mensajería, software de videoconferencia y sistemas de acceso remoto. Cada una de ellas supone un riesgo potencial si se utiliza sin el debido cuidado. Las directrices éticas de varios estados —y de la ABA— identifican riesgos específicos que los abogados deben gestionar de forma proactiva.

Redes no seguras

La transmisión de información de clientes a través de redes Wi-Fi públicas o no seguras —en una cafetería, un aeropuerto o un hotel— expone dicha información a la interceptación y al malware. Las directrices éticas de Wisconsin señalan explícitamente este riesgo y recomiendan que los abogados eviten las redes públicas cuando traten asuntos de sus clientes y, en su lugar, utilicen una conexión VPN segura.

Dispositivos de almacenamiento externos

Las memorias USB y otros dispositivos de almacenamiento externos solo deben utilizarse si son propiedad de la empresa o si han sido proporcionados por una fuente confiable y verificada. Las directrices de Wisconsin abordaron específicamente este punto, y sigue siendo una práctica recomendada en cualquier jurisdicción —incluidas Florida, Georgia, Texas e Illinois, todas las cuales cuentan con normas de confidencialidad estrictas que abarcarían este tipo de riesgo—.

Servicios basados en la nube

El Colegio de Abogados del Estado de Illinois se ha pronunciado directamente sobre los servicios basados en la nube, señalando que los abogados pueden utilizar plataformas en la nube para prestar servicios jurídicos, pero que la obligación de proteger la información de los clientes no termina una vez seleccionado el proveedor. Las directrices éticas de Illinois exigen a los abogados tener un conocimiento suficiente de la tecnología que utilizan para evaluar adecuadamente los riesgos de acceso o divulgación no autorizados, así como llevar a cabo una diligencia debida significativa sobre los protocolos de seguridad de cualquier proveedor externo. El Colegio de Abogados del Estado de Texas ha publicado directrices similares sobre la verificación de los proveedores de tecnología en cuanto a las garantías de confidencialidad y la capacitación del personal en prácticas seguras.

Contraseñas, VPN y seguridad de los dispositivos

Las contraseñas seguras, la autenticación de dos factores y el acceso mediante VPN son medidas de seguridad fundamentales. Los dispositivos utilizados para el trabajo con clientes deben configurarse para que cierren sesión automáticamente cuando estén inactivos, y deben contar con la función de borrado remoto en caso de pérdida o robo. Se debe realizar una copia de seguridad de los datos de los clientes de forma segura, protegiendo el acceso a los sistemas de respaldo.

Dispositivos activados por voz

Los altavoces inteligentes y los asistentes de voz —como Alexa, Siri y otros dispositivos similares— pueden captar inadvertidamente conversaciones confidenciales. Las autoridades en materia de ética han advertido de que no desactivar estas funciones de escucha no solo supone un riesgo de exposición de la información de los clientes, sino que también puede aumentar la vulnerabilidad ante los ataques de piratería informática. Desactivarlas en cualquier espacio de trabajo donde se traten asuntos de los clientes es una precaución sencilla cuya implementación no tiene ningún costo.

Lo que han dicho Florida, Georgia e Illinois sobre la práctica a distancia

Varios de los estados en los que el trabajo jurídico a distancia ha dado lugar a una mayor cantidad de orientaciones oficiales ofrecen indicios útiles sobre la dirección que está tomando la profesión en su conjunto. Florida abordó desde el principio la cuestión de los abogados de otros estados que trabajan de forma remota desde Florida: la Corte Suprema de Florida emitió un dictamen consultivo en 2021 (N.º SC20-1220) en el que determinó que un abogado que trabaja físicamente desde su hogar en Florida en asuntos para su bufete de su estado de origen no está ejerciendo la abogacía sin autorización, siempre que no se presente como licenciado en Florida. Esa opinión refleja una comprensión más amplia de que el trabajo a distancia es una realidad geográfica que la profesión debe tener en cuenta, y no una excepción ética que deba gestionarse de manera restrictiva. Georgia siguió un camino similar. La Corte Suprema de Georgia aprobó la Opinión Consultiva Formal N.º 22-1 en 2024, que aborda las condiciones éticas bajo las cuales los abogados pueden prestar servicios legales a distancia desde Georgia. La opinión afirma que el ejercicio a distancia es permisible en virtud de la Norma 5.5 de las Normas de Conducta Profesional de Georgia, sujeto a las condiciones apropiadas —incluido el estricto cumplimiento de las obligaciones de confidencialidad—. Illinois emitió la Opinión Consultiva 22-03 en 2022, concluyendo que un abogado con licencia de Illinois puede ejercer éticamente la abogacía de Illinois desde una ubicación fuera de Illinois sin violar las Normas de Conducta Profesional de Illinois. El Colegio de Abogados del Estado de Illinois también ha abordado por separado los servicios basados en la nube y la competencia tecnológica, haciendo hincapié en que las protecciones de la Norma 1.6 se extienden plenamente a los entornos remotos y que los abogados deben mantenerse al día con los beneficios y riesgos de la tecnología que utilizan —un deber incorporado en la enmienda de la Corte Suprema de Illinois al Comentario 8 de la Norma 1.1 sobre competencia. En conjunto, estas opiniones reflejan una dirección clara: el trabajo a distancia está siendo aceptado y adaptado, pero no a expensas de los estándares éticos fundamentales de la profesión.

Las reuniones virtuales son reuniones de verdad: trátalas como tales

El paso a las videoconferencias ha facilitado el acceso a las reuniones con los clientes. También ha dado lugar a nuevas formas en que puede verse comprometida la confidencialidad: a través de conversaciones escuchadas por terceros, enlaces no seguros o software obsoleto. El dictamen ético oficial de Colorado aborda esto directamente: los abogados deben tomar medidas para garantizar que terceros no escuchen las reuniones relacionadas con los clientes, a menos que dichos terceros estén colaborando en la representación. El Dictamen Oficial 498 de la ABA añade que todas las grabaciones y transcripciones de reuniones virtuales deben protegerse y realizarse únicamente con el consentimiento del cliente. El incumplimiento de estas normas puede afectar tanto al deber de confidencialidad previsto en la Norma 1.6 como al privilegio abogado-cliente. Las medidas prácticas para proteger las reuniones virtuales incluyen:

• Elige lugares privados donde las conversaciones no puedan ser escuchadas por los miembros de tu hogar, los visitantes de la oficina u otras personas que se encuentren cerca
• Utiliza enlaces a reuniones protegidos con contraseña o envía los enlaces directamente a los participantes verificados
• Mantenga el software de videoconferencias actualizado a las versiones más recientes
• Asegúrese de que solo estén presentes los participantes autorizados antes de tratar asuntos confidenciales
• Guarde todas las grabaciones y transcripciones; obtenga el consentimiento del cliente antes de grabar

La norma es la misma tanto si la reunión se celebra en una sala de conferencias como si se lleva a cabo a través de una pantalla: si se trata información confidencial, deben tomarse las precauciones razonables.

La comunicación con los clientes requiere un mayor esfuerzo en el entorno digital

La Norma Modelo 1.4 exige a los abogados mantener a los clientes razonablemente informados, responder con prontitud a las solicitudes de información y consultar con los clientes sobre el avance de sus asuntos. Las herramientas de comunicación digital facilitan esto en algunos aspectos, pero también generan lagunas que los abogados deben gestionar de manera activa. Las directrices éticas de Colorado señalan que los abogados deben asegurarse de que los clientes sean realmente capaces de utilizar cualquier plataforma digital que se emplee en la representación, ya sea una plataforma de videoconferencia, un portal de documentos u otra herramienta. No basta con enviar una comunicación. Los abogados deben confirmar que la información ha sido recibida y comprendida y, dependiendo de la complejidad o importancia del asunto, puede ser necesaria una conversación de seguimiento. Las directrices de ética de Texas sobre comunicaciones electrónicas han señalado algo similar: el Comité de Ética Profesional del Colegio de Abogados del Estado ha abordado los factores que los abogados deben considerar al determinar si se protegerá la confidencialidad en un canal digital determinado, incluyendo si terceros —como los proveedores de servicios— pueden tener acceso a la comunicación. El deber no se limita solo a lo que se envía, sino a si se puede recibir y comprender de manera segura. Para los bufetes que representan a clientes de diferentes comunidades y regiones, es especialmente importante anticipar estas diferencias de comunicación. Dar un buen servicio a los clientes significa encontrarlos donde están, no donde la tecnología supone que están.

La responsabilidad profesional acompaña al abogado

El trabajo a distancia es una realidad en todo el sector jurídico, y ofrece ventajas reales tanto para los abogados como para los clientes. Sin embargo, esas ventajas no implican una menor obligación de ejercer de forma ética. Independientemente de si el trabajo jurídico se realiza en una oficina tradicional o en cualquier otro lugar del sector, los deberes fundamentales siguen siendo los mismos: competencia, confidencialidad, comunicación y protección de la información de los clientes. En un entorno de trabajo a distancia, el cumplimiento de esos deberes requiere prestar una atención más consciente a la tecnología, al entorno físico y a los hábitos de trabajo cotidianos. La comodidad no sustituye a la responsabilidad profesional. Las obligaciones éticas de un abogado le acompañan allá donde vaya, independientemente del lugar en el que desarrolle su labor. Los abogados que saben moverse con destreza en este ámbito no buscan atajos. Entienden que la responsabilidad profesional es una norma que rige toda la práctica, y que aplicarla de manera coherente —independientemente del entorno— es lo que significa representar bien a los clientes. A medida que la práctica jurídica sigue evolucionando, adelantarse a las obligaciones éticas es fundamental tanto para los abogados como para los clientes. Si tiene alguna pregunta sobre asuntos relacionados con lesiones personales o daños a la propiedad, nuestros abogados están siempre disponibles para ayudarle.